Từ tình trạng thiếu lao động đến việc giao hàng có thể dự đoán được: Tự động hóa thay đổi dòng tiền như thế nào

Một nhà máy thực phẩm với 12 công nhân trên một dây chuyền làm bánh bao có thể xuất xưởng 8.000 chiếc mỗi ngày. Với 9 công nhân—điều này xảy ra thường xuyên hơn hầu hết các nhà quản lý muốn thừa nhận—nó xuất xưởng được 5.500. Sự thiếu hụt không chỉ ảnh hưởng đến khối lượng. Nó trì hoãn ngày giao hàng, đẩy hóa đơn ra ngoài một tuần và tùy thuộc vào hợp đồng, sẽ gây ra điều khoản phạt. Trình tự đó diễn ra hàng nghìn lần trong hoạt động sản xuất thực phẩm mỗi tháng và hầu hết các doanh nghiệp đều gánh chịu khoản lỗ mà không bao giờ nêu rõ nguyên nhân gốc rễ.

Tình trạng thiếu lao động trong ngành chế biến thực phẩm mang tính chất cơ cấu, không mang tính chu kỳ. Một nghiên cứu chung của Deloitte và Viện Sản xuất cho thấy chỉ riêng lĩnh vực sản xuất của Hoa Kỳ có thể phải đối mặt với 2,1 triệu vị trí chưa được lấp đầy vào năm 2030 , trong đó chế biến thực phẩm là một trong những phân khúc bị ảnh hưởng nặng nề nhất. Tại các thị trường trên khắp Đông Nam Á, Trung Đông và Châu Âu, mô hình này cũng giống nhau: các nhà điều hành khó tuyển dụng hơn, khó giữ chân hơn và đào tạo ngày càng tốn kém—chỉ để rồi họ rời đi trong vòng một năm. Câu hỏi thực sự không phải là liệu tự động hóa có cần thiết hay không. Đó là liệu trường hợp tài chính cho nó có được đóng khung chính xác hay không.

Khi bạn không thể sắp xếp hàng, bạn không thể dự đoán hóa đơn

Lịch trình giao hàng được xây dựng dựa trên các giả định sản xuất. Những giả định đó dựa vào số lượng nhân viên. Khi số lượng nhân viên biến động—và trong các hoạt động tạo hình và đóng gói sử dụng nhiều lao động, số lượng này biến động liên tục—toàn bộ kế hoạch xuôi dòng trở nên không đáng tin cậy.

Hãy xem điều này thực sự diễn ra như thế nào: một nhà máy cam kết giao 50.000 món dim sum đông lạnh cho nhà phân phối vào thứ Năm. Vào thứ ba, ba công nhân kêu ốm. Đường dây chạy hết 60% công suất. Lô hàng bị ngắn. Nhà phân phối giữ xe cho đến thứ Sáu, điều này sẽ đẩy ngày lập hóa đơn, trì hoãn thanh toán theo chu kỳ thanh toán đầy đủ và — nếu nhà phân phối đang vận hành mô hình đúng thời hạn — sẽ gây ra tình trạng hết hàng ở cửa hàng bán lẻ.

Kịch bản đó không phải là sự thất bại của chuỗi cung ứng. Đó là một thất bại về mặt nhân sự và gây ra tổn thất trực tiếp: doanh thu bị chậm trễ, các khoản phạt có thể xảy ra và sự xói mòn niềm tin với người mua có các lựa chọn thay thế. Sự kết nối giữa Tự động hóa giải quyết tình trạng thiếu lao động trong nhà máy thực phẩm như thế nào trong thực tế và tác động tài chính xuôi dòng trực tiếp hơn mức mà hầu hết các cuộc thảo luận về P&L đều thừa nhận.

Chi phí tài chính thực sự của Windows giao hàng bị lỡ

Chi phí có thể nhìn thấy được của việc giao hàng bị lỡ là tiền phạt. Nhưng tác động tài chính đầy đủ còn sâu sắc hơn, qua ba lớp gộp.

Lập hóa đơn bị trì hoãn và chuyển đổi tiền mặt chậm hơn. Hầu hết các hợp đồng cung cấp thực phẩm đều có hóa đơn xác nhận giao hàng. Mỗi ngày một chuyến hàng đến trễ là một ngày hóa đơn không được xuất trình. Đối với một nhà máy có thời hạn thanh toán là 30 ngày, độ trễ giao hàng nhất quán từ 3–5 ngày có nghĩa là tiền mặt sẽ đến muộn hơn 10–17% so với mô hình giả định. Khoảng cách đó phải được bù đắp bằng hạn mức tín dụng, bằng cách mở rộng nhà cung cấp hoặc bằng cách giảm lượng dự trữ.

Các điều khoản về rủi ro và hình phạt trong hợp đồng. Người mua bán lẻ và dịch vụ thực phẩm đã tăng cường các điều khoản SLA của họ trong những năm gần đây. Phí giao hàng trễ từ 1–3% cho mỗi sự cố là phổ biến và việc vi phạm nhiều lần có thể khiến hợp đồng bị xem xét hoặc chấm dứt hoàn toàn. Việc mất đi mối quan hệ nhà phân phối không chỉ ảnh hưởng đến một đơn hàng—nó còn loại bỏ dòng doanh thu mất nhiều tháng hoặc nhiều năm để phát triển.

Người mua tin tưởng và có hành vi đặt hàng lại. Người mua gặp phải tình trạng giao hàng không nhất quán nhiều lần sẽ không hủy hợp đồng ngay lập tức. Họ lặng lẽ có nguồn kép. Họ giảm khối lượng đặt hàng. Họ ngừng cung cấp các dòng sản phẩm mới cho nhà cung cấp mà họ cho rằng không đáng tin cậy. Sự xói mòn doanh thu diễn ra từ từ và khó có thể quy cho bất kỳ nguyên nhân đơn lẻ nào—đó chính xác là lý do tại sao nó có xu hướng không được giải quyết.

Hiểu biết năm lý do kinh doanh các nhà sản xuất thực phẩm nâng cấp lên thiết bị tự động thường bắt đầu từ đây—với tổn thất tài chính do sự thiếu nhất quán, chứ không chỉ là sự bất tiện trong hoạt động do thiếu nhân sự.

Cách tự động hóa chuyển đổi sự biến đổi đầu ra thành sự chắc chắn về thông lượng

Một máy tạo hình thực phẩm được chỉ định rõ ràng sẽ không có ngày nghỉ ốm. Nó không chậm lại sau giờ thứ sáu. Nó không thay đổi trọng lượng lấp đầy do mệt mỏi hoặc mất tập trung. Sản lượng của nó trong giờ thứ nhất cũng giống như giờ thứ tám – và tính nhất quán đó chính xác là điều khiến việc lập kế hoạch sản xuất trở nên đáng tin cậy trở lại.

Trong điều kiện thực tế, một máy tạo hình tự động xử lý bánh bao hoặc sản xuất hoành thánh có thể duy trì sản lượng 3.600–6.000 chiếc mỗi giờ, bất kể thành phần ca làm việc hay áp lực nhân sự theo mùa. Tỷ lệ đó có thể đo lường được, có thể lập kế hoạch và có thể bảo hiểm theo cách mà một nhóm công nhân tạo hình bằng tay đơn giản là không thể làm được.

Sự thay đổi hoạt động có ý nghĩa quan trọng đối với việc lập kế hoạch. Khi người quản lý dây chuyền biết rằng giai đoạn hình thành sẽ sản xuất X sản phẩm mỗi giờ trong bất kỳ điều kiện nhân sự nào, mọi cam kết tiếp theo—đóng gói, đặt chuỗi cung ứng lạnh, lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa, thời gian lập hóa đơn—có thể được xây dựng dựa trên một con số vững chắc thay vì ước tính lạc quan. Đó là nền tảng của kết hợp công suất thông lượng máy với đơn đặt hàng sản xuất thực tế của bạn thay vì ngược lại: hãy để nguồn lao động sẵn có quyết định những gì bạn có thể cam kết.

Đối với các nhà máy thực phẩm sản xuất các mặt hàng như bánh bao, bánh ngọt nhân, chả giò hoặc bánh quy đúc, máy tạo hình thực phẩm được thiết kế để sản xuất khối lượng lớn ổn định thể hiện điểm trong quy trình sản xuất mà ở đó mức độ biến thiên thông lượng cao nhất khi vận hành thủ công—và nơi tự động hóa mang lại sự ổn định ngay lập tức nhất.

Đầu ra có thể dự đoán được có nghĩa là dòng tiền có thể dự đoán được

Trường hợp tài chính cho tự động hóa thường xoay quanh việc giảm chi phí: ít giờ lao động hơn, giảm chất thải, giảm việc làm lại. Những khoản tiết kiệm đó là có thật. Nhưng tác động của dòng tiền của sự chắc chắn về giao hàng thường lớn hơn và nhanh hơn so với việc chỉ tiết kiệm chi phí lao động.

Đây là cơ chế: khi một nhà máy có thể cam kết một cách đáng tin cậy về ngày giao hàng và đạt được ngày đó, việc lập hoá đơn sẽ diễn ra đúng tiến độ. Chu kỳ thanh toán bắt đầu đúng giờ. Các khoản phải thu không chồng chất sau những chuyến hàng bị lỡ. Vốn lưu động trước đây bị khóa ở trạng thái "đang chờ giao hàng" sẽ có sẵn theo nhịp độ có thể dự đoán được.

Một so sánh đơn giản minh họa sự khác biệt:

Hiệu ứng gộp có ý nghĩa : một nhà máy đạt 95% tỷ lệ giao hàng đúng hạn có thể đàm phán một cách đáng tin cậy các điều khoản thanh toán nhanh hơn với các nhà phân phối, giảm thêm DSO (số ngày bán hàng chưa thanh toán). Những người mua tin tưởng vào độ tin cậy giao hàng của bạn cũng có xu hướng tăng quy mô đơn hàng theo thời gian, cải thiện doanh thu trên mỗi khách hàng mà không tăng chi phí bán hàng theo tỷ lệ.

Tính toán khoản hoàn vốn: Khi nào tự động hóa bắt đầu trả lại tiền cho bạn?

Con số của mỗi nhà máy là khác nhau, nhưng việc tính toán hoàn vốn cho tự động hóa sản xuất thực phẩm thường dựa trên bốn yếu tố đầu vào: chi phí lao động trực tiếp, tỷ lệ lãng phí và làm lại, rủi ro bị phạt khi giao hàng và doanh thu bị mất do các mối quan hệ cung cấp không đáng tin cậy.

Hầu hết các nhà máy đã thực hiện phép tính này một cách trung thực—bao gồm cả bốn yếu tố đầu vào thay vì chỉ tiết kiệm lao động—nhận thấy rằng thời gian hoàn vốn của một máy tạo hình thực phẩm chuyên dụng rơi vào khoảng từ 12 đến 24 tháng. Ở những thị trường có lao động chặt chẽ, doanh thu cao và SLA của người mua có yêu cầu cao, thời hạn đó có thể giảm xuống dưới một năm.

Việc tính toán cũng tích cực theo thời gian. Sau khi chi phí thiết bị được phục hồi, sản lượng ổn định mỗi tháng tiếp theo sẽ thể hiện mức lợi nhuận được cải thiện—không còn chi phí và sự không chắc chắn về tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân công chân tay cho các nhiệm vụ tương tự. Khám phá ba cách thiết thực để tăng tốc độ đầu ra và giảm thời gian ngừng hoạt động trở nên phù hợp ở giai đoạn này—không phải là một cách để thu được nhiều lợi nhuận hơn từ dây chuyền hiện có mà là một cách để kéo dài lợi nhuận tài chính của khoản đầu tư tự động hóa ban đầu.

Đối với các nhà máy vẫn đang nghiên cứu phương án kinh doanh, việc bắt đầu với phần phạt và phần doanh thu bị mất trong sổ cái sẽ hữu ích hơn là tiết kiệm lao động. Những chi phí đó thường lớn hơn dự kiến—và có thể thu hồi ngay lập tức hơn khi độ tin cậy giao hàng được cải thiện.

Bắt đầu từ đâu trong môi trường sản xuất thực phẩm

Tự động hóa không cần phải hoàn toàn mới có thể biến đổi. Trong sản xuất thực phẩm, điểm khởi đầu có đòn bẩy cao nhất hầu như luôn là giai đoạn tạo hình hoặc đóng gói - bước mà lao động thủ công tốn nhiều công sức nhất, tính nhất quán của sản phẩm là khó duy trì nhất và sự biến đổi về sản lượng có tác động lớn nhất về sau.

Một nhà máy sản xuất bánh bao, hoành thánh, baozi, siomai hoặc bánh ngọt nạm tự động hóa dây chuyền tạo hình trước tiên sẽ thấy số lượng sản lượng hàng ngày ổn định ngay lập tức. Sự thay đổi duy nhất đó—biết chính xác dây chuyền sẽ sản xuất bao nhiêu sản phẩm trong mỗi ca—sẽ loại bỏ nguồn gốc chính của sự không chắc chắn về giao hàng. Mọi thứ khác trong lịch trình sản xuất đều trở nên dễ quản lý hơn: thu mua nguyên liệu, vận hành đóng gói, đặt kho lạnh và cam kết vận chuyển hàng hóa.

Từ đó, cách tiếp cận có thể mở rộng một cách có hệ thống. Thiết bị chuẩn bị—máy trộn, máy tách gạo, máy cắt rau—xử lý các biến đổi ngược dòng. Máy ứng dụng mở rộng xử lý tính linh hoạt ở hạ lưu: phủ, làm tròn, làm đầy. Mỗi giai đoạn được thêm vào quy trình làm việc tự động sẽ thu hẹp khoảng cách giữa sản lượng theo kế hoạch và sản lượng thực tế, thắt chặt khả năng của nhà máy trong việc thực hiện các cam kết thúc đẩy dòng tiền.

Điểm khởi đầu không nhất thiết phải là một cuộc đại tu toàn bộ dây chuyền. Nó cần phải là thiết bị phù hợp, phù hợp với sản phẩm cụ thể và khối lượng hoạt động của bạn được xây dựng dựa trên đó. Cuộc trò chuyện đó—về loại sản phẩm, đặc tính bột, độ nhớt làm đầy và tốc độ đầu ra mục tiêu—là nơi bắt đầu hướng dẫn hữu ích nhất.